Finanzielle Sicherheit in agilen IT-Projekten

Wer kennt es nicht? Ein IT-Projekt ist viel teurer als gedacht und als Kunde erhalte ich nicht das, was ich will. Woher kommt das? Und wie erreiche ich finanzielle und planerische Sicherheit?

Was sind die Gründe?

In meinem täglichen Leben schätze ich problemlos meine Ausgaben. Wenn ich im Laden ein Produkt aussuche, bezahle ich den angegebenen Preis. Ich weiss, was ich kriege, sobald ich es in Händen halte. Gefällt es und brauch ich mehr, hat es weitere im Laden. Das ist sauber kalkulierbar.

Etwas anspruchsvoller wird es bei einem Haus. Vor dem Bau steht die Planung. Der Aufwand die Kosten akkurat zu planen ist beträchtlich.

Liip arbeitet mit Kunden, die Innovation wollen. Unsere IT Projekte sind im hohen Masse kreativ. Klar, es gibt einfachere Aufgaben. Eine out-of-the-box Installation einer Software oder ein kleines Skript, um die tägliche Arbeit zu erleichtern. Davon spreche ich nicht. Ich meine komplexe Projekte, ansprechend im Frontend, schnell im Backend, verständlich für den Benutzer und auf das anvisierte Bedürfnis zugeschnitten – und einzigartig.

IT Projekte sind nicht “fest”. Das Resultat einer Website ist nichts, was ich in Händen halten kann. Das was ich an meinen Fingerspitzen fühle, ist die Tastatur, Maus oder der Touchscreen, was ich sehe, der Bildschirm. Die Website, die der Entwickler unter seinen Fingern als Bits und Bytes auf einer Harddisk speichert, lässt sich nicht greifen. Sie lässt sich von einem Besucher betrachten. Dafür kann ich schnell die Farbe anpassen oder den Zeichensatz austauschen.

IT Projekte sind volatil und virtuell. Dies macht es schwierig, zeitlich und finanziell zu planen. Oder wie es mein Kollege bei Liip sagt: “Ein Plan ersetzt Ungewissheit mit einem Fehler”.

Das Dilemma

Ein IT Projekt ist ein Produkt, dessen Aufwand im Vorhinein nicht bekannt ist. Der Kunde kann es nicht anfassen und mit seinen Fingerspitzen die Wertigkeit feststellen. Mit diesem Dilemma sehen sich viele Projektleiter konfrontiert. Doch woher kommt es? Lassen Sie es mich anhand des Cynefin-Frameworks beschreiben.

In seinem Wissensmodell unterscheidet Dave Snowden zwischen komplexen und komplizierten Systemen. Bei komplizierten macht es Sinn zu analysieren. Bei komplexen macht das keinen Sinn. Die Zusammenhänge sind erst im Nachhinein klar.

In kreativen IT Projekten ist die Herangehensweise komplex – für den Kunden. Er kennt das Gefühl, das er am Ende beim Betrachten und Anwenden seines Produktes haben will. Er kennt die Probleme, die er damit lösen möchte. Er weiss intuitiv, was er braucht. Häufig ist jedoch unklar, wie er es formulieren soll oder erreichen kann.

Wir als Web Agentur wissen dagegen nicht genau, was der Kunde will. Wir wissen jedoch, wie wir dahin kommen. Für uns ist die Situation “nur” kompliziert. Das Ziel ist, unsere Kunden dabei zu begleiten und das noch nicht sichtbare Produkt gemeinsam mit uns zu erarbeiten. Das Wichtigste ist hier Vertrauen zu gewinnen.

Wie entsteht finanzielle und planerische Sicherheit?

Die Unterscheidung zwischen komplex und kompliziert ist ja gut und recht. Hilft dieses Verständnis, finanzielle und planerische Sicherheit zu erlangen? Eine Voraussetzung dafür ist das gegenseitige Vertrauen. Von der Agentur in die Kenntnisse des Kunden über sein Unternehmen. Vom Kunden in die Fähigkeiten der Agentur.

Um dieses Vertrauen zu erlangen, muss der Kunde entscheiden, ob er das Budget oder die Anforderungen deckeln will.

Voraussetzungen des Projektes klären

Der seltene Fall, dass Anforderungen fix sind und das Budget flexibel ist, ist der einfachste. Das Team arbeitet solange bis der Kunde mit dem Resultat zufrieden ist.

Viel öfters stehen den Kunden limitierte finanzielle Ressourcen zur Verfügung. Gleichzeitig ist bei komplexen IT Projekten im Vornherein nicht bis ins Detail klar, wie das Produkt genau aussieht. Der Normalfall ist, dass sich im Verlauf des Projektes klärt, was passt. Das tritt erfahrungsgemäss spätestens beim Präsentieren von Wireframes und Visual Designs ein. Dabei entsteht eine Unsicherheit, wirklich “das Gewünschte” zu erhalten und dabei die Kosten nicht zu überschreiten.

Projekt-Vorgehen definieren

Wie lässt sich das lösen? Wie gebe ich meinem Kunden das Gefühl, dass unsere Arbeit überzeugt? Wie gewinne ich sein Vertrauen? Generell stehen uns als Agentur zwei grundsätzliche Richtungen zur Verfügung, diesem Spannungsfeld zu begegnen:

Als Kunde erwarte ich am Anfang alles, was ich mir bisher vorgestellt habe, für den Preis, der mir zur Verfügung steht. Möglich wäre es als Agentur, dem Kunden seine Illusion, alles zu erhalten, zu belassen. Mit hübschen Charts und blumigen Worten erzählen wir ihm vom hervorragenden Projektverlauf und den unglaublichen Fortschritten, die unsere Designer und Entwickler machen. Kann die Realität nicht mehr über die Fehlplanung hinwegtäuschen, desillusionieren wir ihn. Die investierte Zeit für den Plan erweist sich als verschwendet, der Plan als unbrauchbar. Der kurzfristige, vermeindliche Vertrauensgewinn weicht einem herben Vertrauensverlust und finanziellen Einbussen. Diesen Ansatz vermeiden wir bei Liip. Wir betrachten das als den falschen Weg und es entspricht nicht unserer Kultur.

Wir wählen die andere Möglichkeit, welche aus unserer Sicht einfacher und kostengünstiger ist – aber anspruchsvoller. Wir konkretisieren die nächsten Schritte für jeweils zwei Wochen. Der Kunde sagt, welche Aspekte für ihn am wichtigsten sind. Die Designer und Entwickler schätzen, wie lange sie für die einzelnen Aspekte benötigen. Im gegenseitigen Einverständnis warten wir, weitere Schritte bis ins Detail zu planen. Das ist der anspruchsvolle Teil.
Nach den zwei Wochen stellen wir als Agentur unsere Arbeiten vor und der Kunde sieht, was er erhält. Ist der Kunde zufrieden, geht dieser Prozess von vorne los. Der Kunde kann jederzeit entscheiden, was für ihn Priorität hat. Die Herausforderung in diesem Ansatz besteht darin, den Kunden für diesen Weg zu gewinnen. Er widerspricht dem klassischen Verständnis der bekannten Projektdurchführung. Der Kunde erhält nicht zu Beginn ein fixfertiges Konzept, vielmehr laufen Konzeption und Umsetzung parallel.

Kontinuierliches Testen

Im von uns gewählten agilen Vorgehen testet der Kunde die einzelnen Aspekte des Produkts mindestens alle zwei Wochen. Allfällige Bugs erkennt er schnell und das Team kann sie kontinuierlich beheben. Der Kunde hört nicht nur über Fortschritte, er kann sie real testen.

Die Haltung ist entscheidend

Im agilen Vorgehen ist der Kunde eng in den Entwicklungsprozess eingebunden. Er erlebt hautnah die Herausforderungen, vor denen Designer und Entwickler täglich stehen. Er sieht, dass auch eine Agentur nur mit Wasser kocht. Und hier kommt das Vertrauen ins Spiel.

Je früher wir in der Lage sind, gegenseitiges Vertrauen aufzubauen, desto weniger Overhead entsteht durch Kontrolle und Prozesse. Der Kunde bezahlt die Agentur für die aufgewendete Zeit. Dies bedeutet, je mehr Zeit wir in Meetings absitzen und für Rapports investieren, desto weniger kann das Team umsetzen. Wir setzen alles daran, das gegenseitige Vertrauen kontinuierlich zu verbessern. Denn ist es vorhanden, überzeugen die Resultate und das Vertrauen wächst. Finanziell entsteht die Sicherheit, sobald das Vertrauen da ist, mit dem geplanten Budget ein Maximum an Funktionalität zu erhalten.

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